Theo dõi công nợ và lập biên bản đối chiếu

Tài liệu dành cho kế toán công nợ và nhân viên phụ trách thu hồi công nợ.

Đọc báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ phải thu hiển thị theo từng khách hàng: số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đã thanh toán, số dư cuối kỳ.

Mọi con số đều bấm xuống được. Từ số dư của một khách, bấm vào để xem danh sách hoá đơn còn nợ; từ một hoá đơn, bấm tiếp để xem bút toán và chứng từ gốc. Dùng cách này thay vì xuất Excel rồi lọc tay — số liệu luôn là số mới nhất và không có nguy cơ chép nhầm.

Chọn đúng phạm vi trước khi đọc: kỳ báo cáo, và trạng thái chứng từ (chỉ tính chứng từ đã ghi sổ, hay tính cả bản nháp). Hai lựa chọn này cho ra hai con số khác nhau, và đây là nguyên nhân phổ biến của những lần "số hôm nay khác số hôm qua".

Báo cáo tuổi nợ

Báo cáo tuổi nợ chia số dư theo mức độ quá hạn. Dùng nó để sắp thứ tự công việc thu hồi, thay vì gọi lần lượt theo danh sách.

Nguyên tắc thực tế: khoản quá hạn càng lâu thì khả năng thu hồi càng thấp. Một khoản quá hạn 30 ngày nhắc sớm thường thu được; cùng khoản đó để tới 180 ngày thì thường phải thương lượng.

Ghi nhận thanh toán đúng hoá đơn

Đây là chỗ sinh ra phần lớn rắc rối công nợ về sau.

Khi khách thanh toán, phải gán khoản thu vào đúng hoá đơn mà họ đang trả, không chỉ ghi nhận một khoản tiền vào tài khoản của họ. Gán sai hoặc không gán dẫn tới: hoá đơn cũ vẫn hiện là chưa trả trong khi khách đã trả, còn khoản tiền thì nằm lơ lửng.

Khách trả một khoản cho nhiều hoá đơn: phân bổ cho từng hoá đơn theo đúng thoả thuận với khách, thường là từ hoá đơn cũ nhất.

Khách trả thiếu so với hoá đơn: gán phần đã trả, phần còn lại vẫn treo trên hoá đơn đó. Đừng tạo hoá đơn mới cho phần chênh lệch.

Lập biên bản đối chiếu công nợ

Chọn khách hàng và kỳ đối chiếu, hệ thống dựng biên bản từ chính số liệu sổ sách: số dư đầu kỳ, phát sinh, thanh toán, số dư cuối kỳ, kèm danh sách chứng từ chi tiết.

Trước khi gửi khách, kiểm ba điều:

Kỳ đối chiếu đúng chưa — thường là từ đầu năm hoặc từ lần đối chiếu gần nhất tới ngày chốt.

Đã bao gồm mọi chứng từ chưa — hoá đơn ghi sổ sau ngày chốt nhưng thuộc kỳ đối chiếu cần được tính vào.

Người ký đã chọn đúng chưa — chữ ký được chèn vào bản in theo nhân sự đã chọn, không gõ tay.

Gửi khách, nhận lại bản có ký, và lưu vào hồ sơ. Biên bản đã ký là căn cứ pháp lý khi có tranh chấp — quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ trao đổi số liệu qua tin nhắn.

Khi khách phản hồi số liệu khác

Không hiếm. Trình tự xử lý:

1. Xin bảng chi tiết của khách, đừng chỉ so số tổng
2. So từng chứng từ, tìm khoản chênh — thường là một trong bốn nguyên nhân dưới đây
3. Hoá đơn khách chưa nhận được hoặc chưa hạch toán
4. Khoản thanh toán khách đã chuyển mà bên mình chưa ghi nhận, hoặc ghi vào hoá đơn khác
5. Hàng trả lại chưa được lập chứng từ giảm trừ
6. Chiết khấu hai bên hiểu khác nhau — thường gặp nhất, và cũng là lý do chương trình khuyến mãi cần được khai đúng trong hệ thống ngay từ đầu

Khi tìm ra nguyên nhân, xử lý bằng chứng từ điều chỉnh có thuyết minh, rồi lập lại biên bản. Không sửa trực tiếp chứng từ đã ghi sổ.

Tần suất khuyến nghị

Đối chiếu với khách hàng lớn hằng quý, với toàn bộ khách hàng hằng năm trước khi khoá sổ. Đối chiếu sớm và đều đặn thì mỗi lần chỉ có vài khoản chênh; để một năm mới đối chiếu thì thành một cuộc điều tra.