Bàn giao chỉ tiêu KPI giữa năm: chuyển mục tiêu, giữ nguyên kết quả đã đạt

Tài liệu dành cho quản trị viên nội bộ và người phụ trách giao chỉ tiêu kinh doanh. Đây là mảnh thứ ba của bộ ba bàn giao, cùng với bàn giao khách hàng và bàn giao hợp đồng.

Bài toán khi một nhân viên nghỉ giữa năm

Chỉ tiêu năm đã được giao từ đầu năm và đã cộng vào kế hoạch của cả công ty. Người nghỉ giữa tháng 6 để lại chỉ tiêu của bảy tháng còn lại: nếu không ai gánh, kế hoạch công ty tự nhiên hụt mà không ai chịu trách nhiệm; nếu nhập tay cho người mới, bạn phải mở từng tháng, từng dòng sản phẩm — và rất dễ nhập sót hoặc nhập trùng.

Chức năng bàn giao KPI làm việc đó theo khoảng tháng bạn chọn, trong một lần bấm.

Nguyên tắc: chuyển chỉ tiêu, không chuyển kết quả

Được chuyển: phần chỉ tiêu của từng tháng — số đơn hàng, doanh số xác nhận, doanh số giao xong, và sản lượng khoán theo từng sản phẩm.

Không chuyển: phần kết quả thực hiện.

Kết quả thực hiện luôn được tính từ chứng từ thật. Đơn hàng nào do người cũ bán thì vẫn tính vào kết quả của người cũ, kể cả sau khi bàn giao. Đây là điều kiện để đánh giá nhân sự trung thực: người nghỉ vẫn được ghi nhận đúng phần họ đã làm, người tiếp nhận không hưởng thành tích của người trước.

Hệ quả cần nắm: sau khi bàn giao, chỉ tiêu của người cũ trong các tháng đã chọn về 0. Nếu bạn chọn cả những tháng đã đóng, tỷ lệ hoàn thành của người cũ ở các tháng đó sẽ vọt lên vô nghĩa vì mẫu số biến mất. Hãy chọn từ tháng nghỉ việc trở đi, đừng chọn từ tháng 1.

Các bước thực hiện

Mở chức năng Bàn giao KPI trong nhóm chức năng KPI của phân hệ Bán hàng
Chọn nhân viên bàn giao và nhân viên nhận bàn giao
Chọn năm KPI, từ tháng và đến tháng — thường là từ tháng nghỉ việc đến tháng 12
Điền ngày bàn giao và lý do
Đọc phần xem trước
Bấm Thực hiện bàn giao và theo dõi tiến độ chạy theo từng tháng

Phần xem trước nói gì

Số tháng có chỉ tiêu trong khoảng đã chọn — nếu bằng 0 thì người bàn giao chưa từng được giao chỉ tiêu cho các tháng đó
Tổng doanh số mục tiêu sẽ chuyển
Số tháng trùng với người nhận — những tháng mà người tiếp nhận đã có chỉ tiêu riêng

Con số cuối cùng đáng để dừng lại suy nghĩ. Chỉ tiêu được cộng dồn, không thay thế: một người đang gánh chỉ tiêu của mình, nhận thêm chỉ tiêu của người nghỉ, sẽ gánh tổng của cả hai. Điều đó có thể đúng ý bạn, hoặc là gấp đôi một cách phi thực tế. Nếu là trường hợp thứ hai, hãy chia cho nhiều người, hoặc điều chỉnh lại chỉ tiêu sau khi bàn giao.

Hệ thống không tự giảm chỉ tiêu giúp bạn, vì đó là quyết định quản trị chứ không phải phép tính.

Chạy theo từng tháng

Việc chuyển được thực hiện tháng này xong mới sang tháng kia, có hiển thị đang xử lý tháng mấy trên tổng số. Nếu mất kết nối giữa chừng, các tháng đã xong vẫn giữ nguyên — bạn mở lại và chạy tiếp cho khoảng tháng còn lại.

Nếu người tiếp nhận chưa có chỉ tiêu của tháng nào đó, hệ thống tự tạo dòng cho tháng đó rồi ghi chỉ tiêu vào, bạn không phải khai trước.

Sản lượng khoán theo sản phẩm cũng đi theo

Nếu doanh nghiệp giao khoán theo từng mặt hàng chứ không chỉ theo doanh số, phần sản lượng khoán được cộng dồn theo đúng từng sản phẩm. Sản phẩm mà người tiếp nhận đã có chỉ tiêu thì cộng thêm, sản phẩm chưa có thì thêm mới.

Nếu doanh nghiệp dùng thêm cơ chế KPI chấm điểm

Một số doanh nghiệp chạy song song hai cách đo: chỉ tiêu doanh số theo tháng, và các kỳ chấm điểm theo bộ tiêu chí. Đây là hai kho dữ liệu tách rời nhau.

Chức năng này chỉ bàn giao cụm chỉ tiêu doanh số. Các khoản khoán hàng trọng điểm và kết quả các kỳ chấm điểm chưa chốt vẫn mang tên nhân viên cũ. Khi hệ thống của bạn có cả hai cụm, màn hình bàn giao sẽ hiện cảnh báo kèm số mục chưa được chuyển — hãy xử lý những mục đó ngay trong chương trình hoặc kỳ chấm tương ứng, đừng để đến cuối kỳ.

Ai được phép bấm nút này

Quyền bàn giao KPI là một ô tích trong ma trận quyền. Cấp cho vai trò nào là quyết định của quản trị viên, tích xong nhớ bấm Đồng bộ quyền.

Thứ tự khuyến nghị khi một nhân viên nghỉ việc

Bàn giao khách hàng — kèm các báo giá đang dở
Bàn giao hợp đồng còn hiệu lực
Bàn giao chỉ tiêu KPI từ tháng nghỉ đến hết năm
Lập lại kế hoạch tuyến cho người tiếp nhận
Khoá tài khoản đăng nhập và cập nhật hồ sơ nhân sự
Nếu người nghỉ là quản lý: cập nhật lại người quản lý trực tiếp cho cấp dưới

Làm đúng thứ tự này, toàn bộ công việc trên mất khoảng mười lăm phút, và không có bước nào cần đến đơn vị triển khai.