Phát hành hoá đơn điện tử từ hệ thống: quy trình và những gì cần chuẩn bị

Hệ thống kết nối được với các nhà cung cấp hoá đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam, cho phép phát hành hoá đơn thẳng từ nghiệp vụ bán hàng — không phải nhập lại sang phần mềm khác.

Tài liệu này mô tả quy trình nghiệp vụ và những gì doanh nghiệp cần chuẩn bị. Cấu hình kỹ thuật do đội triển khai Fable-X thực hiện cùng bộ phận kế toán.

1. Cần chuẩn bị gì trước khi kết nối

Tài khoản kết nối do nhà cung cấp hoá đơn điện tử cấp. Đây là điểm gây nhầm lẫn nhiều nhất: tài khoản dùng để đăng nhập trang web của nhà cung cấp và tài khoản dùng để hệ thống khác kết nối vào là hai loại khác nhau. Bạn cần yêu cầu nhà cung cấp cấp loại thứ hai — họ có quy trình riêng cho việc này.

Mẫu hoá đơn và ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế, dùng cho luồng phát hành từ hệ thống. Nếu doanh nghiệp đang dùng song song một luồng phát hành thủ công, nên tách mẫu riêng để không lẫn số.

Chữ ký số còn hiệu lực.

Danh mục khách hàng sạch — phần này thuộc trách nhiệm doanh nghiệp và quyết định tỷ lệ phát hành thành công, xem mục 4.

2. Quy trình phát hành

Kế toán kiểm tra và ghi sổ hoá đơn trong hệ thống như bình thường
Bấm phát hành — hệ thống gửi dữ liệu sang nhà cung cấp hoá đơn điện tử
Nhà cung cấp ký số và chuyển hoá đơn tới cơ quan thuế
Cơ quan thuế cấp mã, trạng thái được cập nhật ngược về hệ thống
Bản hoá đơn được lưu về hệ thống và gửi cho khách theo cấu hình

Toàn bộ diễn ra trong vài giây tới vài phút. Trạng thái từng hoá đơn hiển thị ngay trên chứng từ, kế toán không phải mở trang web của nhà cung cấp để kiểm tra.

3. Các trạng thái cần hiểu

Chưa phát hành — hoá đơn đã ghi sổ trong hệ thống nhưng chưa gửi đi.

Đã gửi, chờ cấp mã — dữ liệu đã sang nhà cung cấp, đang chờ cơ quan thuế phản hồi. Trạng thái này thường chỉ kéo dài ngắn.

Đã cấp mã — hoàn tất. Hoá đơn có mã của cơ quan thuế và có giá trị pháp lý.

Bị từ chối — cơ quan thuế không cấp mã. Cần xử lý nguyên nhân rồi phát hành lại, xem mục dưới.

4. Nguyên nhân bị từ chối hay gặp nhất

Email của khách hàng sai định dạng. Cơ quan thuế kiểm tra chặt định dạng email khi cấp mã. Chỉ cần một ký tự thừa do gõ nhầm, hoặc một chuỗi không phải email lọt vào ô email, là toàn bộ hoá đơn bị từ chối.

Xử lý: mở hồ sơ khách hàng, kiểm tra email có đúng dạng ten@tencongty.com không. Không có email thì để trống — để trống được chấp nhận, sai định dạng thì không.

Đây là lý do tài liệu chuẩn bị dữ liệu nhấn mạnh việc rà soát email khách hàng trước khi go-live.

Thông tin người mua thiếu hoặc sai — tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ không khớp đăng ký kinh doanh.

Số hoá đơn không liên tục hoặc trùng, thường do phát hành song song từ hai luồng khác nhau trên cùng một ký hiệu.

5. Điều chỉnh và thay thế hoá đơn

Hoá đơn đã được cấp mã không sửa được — đây là quy định pháp luật, không phải giới hạn của phần mềm. Sai sót được xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế, theo đúng quy định hiện hành về hoá đơn điện tử.

Vì vậy: kiểm tra kỹ trước khi bấm phát hành, đặc biệt là thông tin người mua và số tiền. Một phút kiểm tra tiết kiệm được cả quy trình điều chỉnh có sự tham gia của khách hàng.

6. Giới hạn cần biết

Việc cấp mã phụ thuộc vào hệ thống của nhà cung cấp hoá đơn điện tử và của cơ quan thuế. Khi các hệ thống đó gián đoạn hoặc quá tải — thường vào cuối tháng và cuối quý — hoá đơn có thể chờ lâu hơn bình thường. Trạng thái vẫn hiển thị đúng trên hệ thống, và hoá đơn sẽ được cấp mã khi bên kia phục hồi.

Khuyến nghị: đừng dồn toàn bộ việc phát hành hoá đơn vào ngày cuối tháng.