Kiểm kê kho và điều chỉnh tồn

Tài liệu dành cho thủ kho và kế toán kho. Kiểm kê là nghiệp vụ làm thay đổi giá trị tài sản trên sổ sách, nên nó có quy trình chặt hơn các thao tác kho thông thường.

Chuẩn bị trước khi đếm

Hoàn tất mọi phiếu kho đang dang dở. Phiếu nhập chưa xác nhận, phiếu xuất chưa hoàn tất sẽ làm số tồn lý thuyết không phản ánh đúng thực tế tại thời điểm đếm.

Chốt thời điểm. Trong lúc kiểm kê, hạn chế xuất nhập. Nếu bắt buộc phải xuất hàng gấp, ghi lại riêng để cộng trừ sau.

In danh sách đếm theo từng khu vực, có cột trống để ghi tay. Đếm trên giấy rồi mới nhập vào hệ thống, không vừa đếm vừa gõ — vừa chậm vừa dễ nhầm.

Khi nhập số đếm

Hệ thống hiển thị số tồn lý thuyết và ô nhập số đếm thực tế cho từng mặt hàng, từng lô.

Ba lưu ý:

Nhập theo đúng đơn vị hệ thống đang hiển thị. Kiểm tra kỹ cột đơn vị trước khi nhập số. Đếm theo hộp mà nhập vào ô tính theo viên là sai lệch gấp nhiều lần.

Kiểm kê theo lô, không gộp theo mặt hàng. Cùng một mặt hàng có nhiều lô với hạn dùng khác nhau, và chênh lệch phải quy về đúng lô. Gộp lại là mất khả năng truy vết.

Không bỏ trống ô của mặt hàng đếm ra bằng không. Bỏ trống và nhập số không là hai ý nghĩa khác nhau: một cái là chưa đếm, một cái là đã đếm và không còn hàng.

Điều tra chênh lệch trước khi duyệt

Đây là bước quan trọng nhất, và hay bị bỏ qua nhất.

Chênh lệch không tự nhiên xuất hiện. Trước khi duyệt, hãy tìm nguyên nhân cho các chênh lệch lớn:

Hàng để nhầm khu vực, đếm sót
Phiếu xuất kho chưa được xác nhận trên hệ thống dù hàng đã đi
Hàng trả về chưa nhập lại
Nhầm giữa các lô có mã gần giống nhau
Sai đơn vị tính lúc nhập hàng vào từ đầu

Duyệt kiểm kê là chấp nhận chênh lệch đó thành số liệu chính thức và ghi vào sổ sách. Duyệt trước khi tìm hiểu nguyên nhân là hợp thức hoá một sai sót chưa được giải thích.

Sau khi duyệt: chứng từ được sinh ra

Khi phiếu kiểm kê được duyệt, hệ thống tự động:

Điều chỉnh tồn kho cho khớp số đếm
Sinh phiếu nhập kho cho phần thừa và phiếu xuất kho cho phần thiếu — chứng từ thật, có số hiệu, in được theo mẫu quy định
Sinh bút toán điều chỉnh giá trị hàng tồn kho, trỏ về đúng chứng từ vừa tạo

Kiểm tra lại: mở bút toán điều chỉnh, cột chứng từ gốc phải hiện số hiệu phiếu và bấm vào xem được. Mở phiếu đó, phải thấy đơn giá vốn và thành tiền từng dòng.

Đây là bộ hồ sơ kế toán cần lưu cho kỳ kiểm kê. In ra, ký, lưu cùng biên bản kiểm kê của hội đồng.

Hàng hỏng, hàng cận hạn phát hiện khi kiểm kê

Đừng xử lý bằng cách giảm số lượng trong phiếu kiểm kê. Hàng vẫn còn đó, chỉ là không bán được — giảm số lượng là làm sai cả tồn kho lẫn giá trị tài sản.

Cách đúng: chuyển hàng sang khu vực chờ xử lý bằng phiếu chuyển kho nội bộ. Hàng vẫn nằm trong tổng tồn, nhưng không còn được tính là khả dụng để bán, và không bị nguyên tắc xuất hàng hết hạn trước đòi phải xuất.

Sau đó xử lý theo quy trình riêng: trả nhà cung cấp, tiêu huỷ có biên bản, hoặc bán thanh lý nếu được phép.

Tần suất khuyến nghị

Kiểm kê toàn bộ: cuối năm tài chính, và trước khi chuyển đổi hệ thống
Kiểm kê luân phiên theo khu vực: hằng tháng hoặc hằng quý, mỗi lần một phần kho
Kiểm kê đột xuất: khi phát hiện chênh lệch bất thường, khi thay đổi thủ kho