Chuẩn bị dữ liệu trước ngày go-live

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong giai đoạn triển khai. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, chất lượng dữ liệu đầu vào quyết định phần lớn việc dự án chạy đúng hạn hay trễ. Phần mềm đã sẵn sàng từ ngày đầu; thứ thường thiếu là dữ liệu sạch.

Doanh nghiệp chuẩn bị năm nhóm dữ liệu dưới đây. Fable-X cung cấp mẫu file cho từng nhóm và hỗ trợ nhập.

Nhóm 1 — Danh mục hàng hoá

Đây là nhóm tốn thời gian nhất, nên bắt đầu sớm nhất.

Mỗi mặt hàng cần: mã hàng (duy nhất, không trùng), tên đầy đủ như trên bao bì, đơn vị tính cơ sở và quy cách đóng gói (một hộp bao nhiêu vỉ, một vỉ bao nhiêu viên), thuế suất, nhóm hàng, và đánh dấu có phải thuốc điều trị hay không.

Ba lỗi làm chậm dự án nhiều nhất:

• Mã hàng trùng nhau hoặc cùng một mặt hàng tồn tại hai mã do hai người nhập ở hai thời điểm. Phải gộp trước khi đưa vào hệ thống.
• Quy cách đóng gói khai không nhất quán. Đây là gốc rễ của mọi sai lệch số lượng, giá và khuyến mãi về sau. Đáng bỏ hẳn một buổi để rà lại.
• Đơn vị tính lẫn lộn giữa mua vào và bán ra.

Nhóm 2 — Khách hàng và đối tác

Mỗi khách hàng cần: mã khách, tên đầy đủ, tên và địa chỉ dùng để xuất hoá đơn GTGT (thường khác tên gọi hằng ngày), mã số thuế, địa chỉ giao hàng, điện thoại, email đúng định dạng, nhóm khách, khu vực và nhân viên phụ trách.

Hai điểm đặc thù ngành dược, đừng bỏ qua:

• Số giấy phép GDP/GPP và ngày hết hạn. Có dữ liệu này thì hệ thống mới nhắc được khi giấy phép sắp hết hạn — cả cho khách lẫn cho nhân viên phụ trách.
• Email phải đúng định dạng. Sai một ký tự là hoá đơn điện tử bị cơ quan thuế từ chối. Nếu không có email, để trống — an toàn hơn nhiều so với điền đại.

Nhóm 3 — Tồn kho đầu kỳ

Đây là phần cần chốt sát ngày go-live nhất, vì hàng vẫn xuất nhập mỗi ngày.

Cần: mã hàng, số lô, hạn dùng, số lượng, kho và vị trí lưu, giá vốn.

Khuyến nghị: kiểm kê thật trước khi go-live, đừng lấy số từ hệ thống cũ. Số tồn sai từ ngày đầu sẽ theo bạn suốt nhiều tháng, và mỗi lần lệch sau này đều phải truy ngược về đây. Hàng đang nằm ở khu vực hỏng hoặc chờ xử lý phải khai riêng, không gộp vào tồn bán được.

Nhóm 4 — Công nợ và số dư đầu kỳ

Cần: công nợ phải thu theo từng khách và từng hoá đơn còn nợ; công nợ phải trả theo nhà cung cấp; số dư các tài khoản kế toán tại thời điểm chuyển đổi.

Nguyên tắc: số dư đầu kỳ phải được kế toán trưởng chốt và ký xác nhận trước khi nhập. Đây không phải việc của bộ phận IT. Sửa số dư đầu kỳ sau khi đã phát sinh nghiệp vụ là việc phức tạp và tốn kém.

Nhóm 5 — Nhân sự và phân quyền

Cần: danh sách người dùng, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp, email công việc, và vai trò dự kiến trong hệ thống.

Quan hệ cấp trên — cấp dưới quyết định luồng duyệt và phạm vi dữ liệu mỗi người nhìn thấy. Khai sai chỗ này là nhân viên nhìn thấy dữ liệu không thuộc phần việc của mình, hoặc đơn hàng gửi duyệt sai người.

Kèm theo: chữ ký của những người ký chứng từ, dạng ảnh nền trắng, để hệ thống chèn vào bản in.

Lịch chuẩn bị gợi ý

Trước 3–4 tuần: chốt danh mục hàng và khách hàng. Đây là hai nhóm cần nhiều thời gian rà soát nhất.

Trước 1–2 tuần: chốt nhân sự, phân quyền, chữ ký; nhập dữ liệu thử và đối chiếu.

Trước 2–3 ngày: kiểm kê kho, chốt tồn đầu kỳ.

Trước 1 ngày: chốt công nợ và số dư đầu kỳ.

Ba lời khuyên rút từ các dự án đã làm

Cử một người làm đầu mối dữ liệu. Một người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc "danh mục này đã đúng chưa", có quyền quyết khi hai bộ phận khai khác nhau. Không có vai trò này, dữ liệu sẽ mãi ở trạng thái gần xong.

Đừng bê nguyên dữ liệu cũ sang. Chuyển đổi hệ thống là cơ hội duy nhất để dọn sạch danh mục tích tụ nhiều năm. Bỏ qua cơ hội này là mang rác cũ sang nhà mới.

Dữ liệu sạch quan trọng hơn dữ liệu đầy đủ. Thà đưa vào 3.000 mặt hàng đúng còn hơn 8.000 mặt hàng trong đó một nửa không còn kinh doanh.