Chuyên đề: tài chính liên thông từ đơn hàng tới báo cáo tại VP-PHARM
Công ty Cổ phần Dược phẩm VP-PHARM
3.899 hoá đơn bán · 70.683 dòng bút toán · 4.058 phiếu kho liên thông
Kế toán không còn nhập lại chứng từ của bộ phận khác. Mỗi đơn bán, mỗi phiếu kho tự sinh bút toán; hoá đơn điện tử phát hành thẳng từ hệ thống; công nợ bấm xuống được tới chứng từ gốc. Công việc chuyển từ nhập liệu sang kiểm soát.
Bài toán
Ở doanh nghiệp phân phối, phòng kế toán thường là nơi hứng toàn bộ hệ quả của việc dữ liệu rời rạc.
Nhập liệu hai, ba lần. Đơn hàng do bán hàng lập, phiếu kho do kho lập, rồi kế toán nhập lại thành hoá đơn và bút toán. Sau đó nhập lần nữa sang phần mềm hoá đơn điện tử.
Đối chiếu cuối tháng kéo dài. Kho nói một số, kế toán nói số khác, và không có cách nào tìm ra chênh lệch ngoài việc dò từng dòng.
Công nợ chỉ có số tổng. Biết khách nợ bao nhiêu, nhưng muốn biết nợ từ hoá đơn nào thì phải mở file khác.
Hoá đơn điện tử bị từ chối không rõ lý do. Cơ quan thuế trả về mã lỗi, phần mềm hiển thị nguyên văn tiếng Anh, và kế toán không biết phải sửa gì.
Ban giám đốc hỏi tiền đi đâu. Báo cáo tài chính trả lời được lãi lỗ, nhưng không trả lời được cơ cấu chi phí — nên mỗi tháng lại có một bảng tính riêng làm tay.
Giải pháp Fable-X
Chứng từ liên thông một chiều. Đơn bán, hoá đơn, phiếu xuất kho và bút toán sinh ra từ cùng một luồng; lô hàng gán trên hoá đơn được truyền xuống phiếu kho. Kế toán kiểm tra thay vì gõ lại.
Hoá đơn điện tử phát hành từ chính chứng từ. Trạng thái và mã cơ quan thuế hiển thị ngay trên hoá đơn. Fable-X bổ sung phần làm sạch dữ liệu người mua trước khi gửi, sau khi phát hiện nguyên nhân bị từ chối phổ biến nhất là địa chỉ email khách hàng sai định dạng — và bổ sung kiểm tra kết quả ở cả hai lớp phản hồi, sau một lần hệ thống báo thành công trong khi hoá đơn không hề được tạo.
Công nợ bấm xuống tới chứng từ gốc. Từ tổng công nợ xuống từng khách, từng hoá đơn, từng bút toán và ngược lại về đơn hàng. Biên bản đối chiếu công nợ dựng từ chính sổ sách, chữ ký chèn sẵn vào bản in.
Báo cáo chi phí cho ban giám đốc. Lấy số trực tiếp từ sổ cái nên luôn khớp sổ sách, phân tích theo ba chiều — nhóm chức năng, tài khoản hạch toán, trung tâm chi phí — kèm tỷ trọng trên doanh thu, tách được phần giá vốn hàng bán để nhìn rõ chi phí vận hành.
Kiểm soát ai xem được sổ sách. Sau khi rà soát lại toàn bộ phân quyền, số người thực sự có quyền trên sổ kế toán được thu về đúng những người cần — thay vì gần như toàn bộ nhân sự như trạng thái tích tụ ban đầu.