VP-PHARM: một hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp phân phối dược
Công ty Cổ phần Dược phẩm VP-PHARM
81 người dùng · 8 kho · vận hành thật từ tháng 6/2026
VP-PHARM chuyển từ bảng tính và sổ giấy sang một hệ thống ERP duy nhất cho bán hàng, kho, tài chính, nhân sự và đội thị trường. Sau hơn ba tháng vận hành thật, toàn bộ 81 người dùng nội bộ làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu — từ trình dược viên lên đơn tại quầy thuốc tới kế toán phát hành hoá đơn điện tử.
Bài toán
Trước khi triển khai, VP-PHARM vận hành như phần lớn nhà phân phối dược quy mô vừa tại Việt Nam: mỗi bộ phận một bảng tính, và người nối các bộ phận lại với nhau là con người.
Dữ liệu nằm rời rạc. Đơn hàng ở một file, tồn kho ở file khác, công nợ ở file thứ ba. Cuối tháng, kế toán mất nhiều ngày chỉ để đối chiếu các file đó với nhau — và mỗi lần đối chiếu lại phát hiện chênh lệch phải truy ngược.
Lô và hạn dùng không được kiểm soát có hệ thống. Đây là rủi ro riêng của ngành dược: hàng cận hạn nằm trong kho mà không ai nhìn thấy cho tới khi hết hạn, trong khi lô nhập sau đã bán hết.
Đội thị trường làm việc ngoài tầm nhìn của hệ thống. Trình dược viên đi tuyến, ghi đơn vào sổ, tối về nhắn tin hoặc gọi điện báo văn phòng. Đơn hàng được nhập lại lần thứ hai, và mọi sai lệch sinh ra ở bước chép tay đó.
Nhà thuốc đặt hàng bằng điện thoại từ sớm. Buổi sáng của nhân viên kinh doanh trôi qua trong các cuộc gọi lặp lại.
Không ai kiểm soát được ai xem được gì. Quyền hạn được cấp theo tình huống, tích tụ dần, và không có cách nào rà soát.
Giải pháp Fable-X
Fable-X triển khai một hệ thống duy nhất, phủ toàn bộ chuỗi nghiệp vụ, thay vì ghép nhiều phần mềm rời:
Bán hàng và đội thị trường. Đơn hàng đi qua luồng duyệt có kiểm soát; trình dược viên lập kế hoạch tuyến, check-in tại điểm bán và lên đơn ngay trên điện thoại — đơn đó là đơn thật trong hệ thống, không ai phải nhập lại.
Kho theo chuẩn ngành dược. Mọi mặt hàng quản lý theo lô và hạn dùng; nguyên tắc hàng hết hạn trước xuất trước được thực thi tới mức chặn xác nhận chứng từ, nhưng biết loại trừ hàng ở khu chờ xử lý và hàng đã giữ chỗ. Biên bản giao nhận đạt chuẩn GDP sinh tự động khi xuất kho thuốc điều trị.
Tài chính liên thông. Hoá đơn, phiếu kho và bút toán sinh ra từ cùng một luồng; hoá đơn điện tử phát hành thẳng từ hệ thống và nhận mã cơ quan thuế; công nợ bấm xuống được tới từng chứng từ gốc; báo cáo chi phí cho ban giám đốc lấy số trực tiếp từ sổ cái.
Nhân sự và tiền lương. Bảng lương ba cấp duyệt, hoa hồng bậc thang cho trình dược viên, phiếu lương gửi riêng từng người dưới dạng tệp có mật khẩu.
Cổng đặt hàng cho nhà thuốc, hoạt động ngoài giờ hành chính, hiển thị đúng giá và đúng chương trình khuyến mãi của từng khách.
Phân quyền do doanh nghiệp tự quyết. Toàn bộ quyền được đưa lên một ma trận với 294 mục và 12 vai trò, quản trị viên của VP-PHARM tự tích Xem/Tạo/Sửa/Xoá/Duyệt kèm phạm vi dữ liệu — không cần lập trình viên can thiệp.