Kiểm kê xong rồi, nhưng chứng từ đâu? Và tồn kho hiển thị theo hộp hay theo viên?

Chuyện thứ nhất: chênh lệch kiểm kê cần có chứng từ

Kiểm kê xong, phát hiện thừa mười hộp mặt hàng này, thiếu ba hộp mặt hàng kia. Hệ thống điều chỉnh tồn kho cho khớp thực tế. Kế toán nhìn vào bút toán điều chỉnh và hỏi: "chứng từ gốc đâu?"

Câu hỏi hoàn toàn chính đáng. Một bút toán làm thay đổi giá trị hàng tồn kho mà không có chứng từ đi kèm là điều kiểm toán sẽ hỏi, và là điều kế toán trưởng không ký.

Nhiều hệ thống dừng ở mức ghi một dòng chú thích dạng "điều chỉnh kiểm kê", không bấm vào được, không in ra được.

Trên hệ thống chúng tôi triển khai, khi phiếu kiểm kê được duyệt, hệ thống tự sinh phiếu nhập kho cho phần thừa và phiếu xuất kho cho phần thiếu — chứng từ thật, có số hiệu riêng, bấm vào xem được, in ra được theo mẫu quy định, kèm đơn giá vốn và thành tiền từng dòng.

Kế toán có chứng từ để lưu hồ sơ. Thủ kho có bản in để ký. Và bút toán điều chỉnh trỏ về đúng chứng từ đã sinh ra nó.

Chuyện thứ hai: hộp, vỉ, hay viên?

Đây là đặc thù ngành dược mà phần mềm kho thông thường ít khi xử lý tử tế.

Một mặt hàng có thể quản lý theo nhiều cấp đơn vị: thùng, hộp, vỉ, viên. Kho đếm theo hộp. Nhà thuốc đặt theo hộp. Nhưng có mặt hàng lẻ bán theo vỉ, và hệ thống thì lưu trữ theo đơn vị cơ sở.

Hệ quả: cùng một lượng hàng, hiển thị theo hai đơn vị khác nhau sẽ ra hai con số khác nhau — và cả hai đều đúng. Thủ kho nói còn 200, kế toán nói còn 2.800, hai người tranh luận nửa buổi trước khi nhận ra một người đếm hộp còn người kia đếm viên.

Cách xử lý của chúng tôi: báo cáo tồn kho có tuỳ chọn đơn vị hiển thị, mặc định theo hộp — đơn vị mà người vận hành dùng hằng ngày. Khi đổi sang đơn vị cơ sở, số lượng được quy đổi, đơn giá quy đổi ngược lại, và giá trị tồn kho giữ nguyên. Con số cách trình bày thay đổi, giá trị tài sản thì không.

Nghe đơn giản, nhưng nếu làm sai thì báo cáo tồn kho và sổ sách lệch nhau, và không ai tìm ra vì sao.

Bài học đắt nhất: sai đơn vị trên phiếu in

Chúng tôi từng gặp một phiếu xuất kho in ra với số lượng đúng nhưng đơn vị sai: mười hộp bị in thành một trăm bốn mươi gói, và số tiền theo đó sai gấp mười bốn lần.

Nguyên nhân nằm ở chỗ mẫu in lấy số lượng theo một đơn vị nhưng lấy đơn giá theo đơn vị khác. Lỗi này không lộ ra trong bất kỳ báo cáo nào — nó chỉ lộ ra trên tờ giấy giao cho khách hàng.

Từ đó chúng tôi có nguyên tắc: mọi mẫu in đều phải kiểm thử với mặt hàng có quy cách đóng gói nhiều cấp, không phải với mặt hàng đơn vị đơn giản. Một mẫu in đúng với sản phẩm bán theo cái sẽ không chứng minh được gì cho sản phẩm bán theo hộp mười bốn gói.

Báo cáo tồn kho nên có gì

Từ kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp phân phối dược, một báo cáo tồn kho dùng được cần:

• Tồn theo lô và hạn dùng, không chỉ tồn theo mặt hàng
• Phân biệt rõ tồn khả dụng với tồn thực tế — hàng ở khu chờ xử lý và hàng đã giữ chỗ không được tính là bán được
• Giá trị tồn kho theo giá vốn, để đối chiếu với sổ sách
• Lọc được theo kho, theo nhóm hàng, theo khoảng hạn dùng còn lại
• Xuất Excel được, vì luôn có người cần cắt ghép thêm

Thiếu hai gạch đầu dòng đầu tiên thì đó là báo cáo kho của ngành khác, không phải ngành dược.

---

Kiểm kê gần nhất của bạn có ra được chứng từ để kế toán ký không? Đặt lịch demo với Fable-X.