Hoá đơn điện tử: một chạm từ đơn hàng, và cái bẫy email khiến cơ quan thuế từ chối

Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình phát hành hoá đơn điện tử vẫn như sau: kế toán ghi sổ hoá đơn trong hệ thống quản lý, rồi mở trình duyệt, đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử, nhập lại toàn bộ thông tin lần thứ hai, phát hành, tải bản PDF về, rồi đính kèm ngược vào hệ thống.

Mỗi hoá đơn năm tới bảy phút. Vài nghìn hoá đơn một năm. Và mỗi lần nhập lại là một cơ hội sai lệch giữa hai hệ thống — điều mà không kế toán nào muốn giải thích khi cơ quan thuế hỏi.

Nối thẳng: hoá đơn phát hành từ chính nghiệp vụ

Khi hệ thống quản lý kết nối trực tiếp với nhà cung cấp hoá đơn điện tử, quy trình rút xuống còn một thao tác:

Kế toán kiểm tra hoá đơn trong hệ thống, bấm phát hành. Dữ liệu đi thẳng sang nhà cung cấp, được ký số, chuyển tới cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế trả về và cập nhật ngược lên chứng từ. Bản hoá đơn được lưu về hệ thống và gửi cho khách hàng.

Toàn bộ diễn ra trong vài giây tới vài phút, và trạng thái từng hoá đơn hiển thị ngay trên chứng từ — kế toán không phải mở phần mềm khác để kiểm tra xem cái nào đã được cấp mã, cái nào chưa.

Điều này nghe hiển nhiên, nhưng khác biệt thật nằm ở chỗ: hoá đơn trong hệ thống và hoá đơn gửi thuế là cùng một dữ liệu, không phải hai bản chép tay của nhau.

Ba cái bẫy chúng tôi đã đâm đầu vào

Xây tích hợp không khó bằng phát hiện những chỗ nó âm thầm sai. Kể ra đây vì đây là những thứ không có trong tài liệu của bất kỳ ai.

Bẫy thứ nhất: email khách hàng sai định dạng làm hỏng cả hoá đơn. Cơ quan thuế kiểm tra chặt định dạng địa chỉ email khi cấp mã. Một khách hàng có ô email chứa vài ký tự gõ nhầm — dấu tiếng Việt gõ nhầm chế độ chẳng hạn — là toàn bộ hoá đơn bị từ chối.

Điều trớ trêu: để trống email thì được chấp nhận, còn sai định dạng thì không. Chúng tôi đã phải rà toàn bộ danh mục khách hàng để tìm những ô email không hợp lệ, và bổ sung bước làm sạch trước khi gửi.

Bẫy thứ hai: tài khoản kết nối khác tài khoản đăng nhập. Tài khoản để đăng nhập trang web của nhà cung cấp và tài khoản để hệ thống khác kết nối vào là hai loại khác nhau, cấp theo hai quy trình khác nhau. Dùng nhầm loại thì hệ thống báo "tài khoản không tồn tại" — thông báo hoàn toàn đúng nhưng dễ dẫn người ta đi sai hướng cả buổi.

Bẫy thứ ba: thành công giả. Có trường hợp lệnh phát hành trả về "thành công" ở lớp ngoài, nhưng bên trong từng hoá đơn lại có mã lỗi riêng. Kết quả: người dùng không thấy báo lỗi gì, nhưng hoá đơn không hề tồn tại bên phía nhà cung cấp. Họ chỉ phát hiện khi khách gọi hỏi hoá đơn.

Sau lần đó, hệ thống kiểm tra kết quả ở cả hai lớp và báo lỗi rõ ràng nếu bất kỳ lớp nào không thành công. Một tính năng sinh ra từ một sự cố — như phần lớn tính năng tốt.

Điều nên hỏi nhà cung cấp phần mềm

Nếu doanh nghiệp bạn đang chọn hệ thống có tích hợp hoá đơn điện tử, ba câu này đáng hỏi:

1. Khi cơ quan thuế từ chối, hệ thống có nói rõ lý do và hướng xử lý bằng tiếng Việt không, hay chỉ báo lỗi chung chung?
2. Trạng thái hoá đơn có hiển thị ngay trên chứng từ, hay phải mở phần mềm khác kiểm tra?
3. Hệ thống có kiểm tra dữ liệu khách hàng trước khi gửi không?

Câu thứ ba phân biệt một tích hợp làm cho có với một tích hợp đã chạy thật qua vài nghìn hoá đơn.

---

Kế toán của bạn đang mất bao nhiêu phút cho mỗi hoá đơn điện tử? Đặt lịch demo.