Bàn giao chỉ tiêu KPI giữa năm mà không làm méo thành tích của ai

Chỉ tiêu kinh doanh được giao từ đầu năm, cộng lại thành kế hoạch của cả công ty. Rồi giữa tháng 6, một nhân viên nghỉ việc.

Chỉ tiêu của bảy tháng còn lại đi đâu? Nếu không ai gánh, kế hoạch công ty tự nhiên hụt một khoảng mà không ai chịu trách nhiệm. Nếu nhập tay cho người tiếp nhận, người phụ trách phải mở từng tháng, từng dòng sản phẩm — và cứ mỗi lần nhập tay là một lần có thể sót hoặc trùng.

Việc này nên là một thao tác vài phút. Nhưng nó chỉ đúng nếu phần mềm phân biệt được hai thứ mà rất nhiều nơi vẫn gộp làm một.

Chỉ tiêu và kết quả là hai chuyện khác nhau

Chỉ tiêu là con số công ty giao: bao nhiêu đơn, bao nhiêu doanh số, bao nhiêu sản lượng của từng mặt hàng trong tháng. Nó là cam kết, và cam kết thì chuyển được sang người khác.

Kết quả là những gì đã thực sự bán được. Nó không phải một con số ai đó nhập vào, mà được tính từ chứng từ thật — đơn hàng nào, của ai, ngày nào.

Khi bàn giao, chỉ phần chỉ tiêu được chuyển. Kết quả ở nguyên chỗ cũ: đơn hàng do người nghỉ bán vẫn tính cho người nghỉ, mãi mãi.

Đây không phải chi tiết kỹ thuật, mà là điều kiện để đánh giá nhân sự cho trung thực. Người nghỉ được ghi nhận đúng phần họ đã làm trong nửa năm; người tiếp nhận không vô tình hưởng thành tích của người trước, và cũng không bị đánh giá trên một mẫu số không phải của mình.

Cái bẫy nằm ở khoảng tháng bạn chọn

Sau khi bàn giao, chỉ tiêu của người cũ trong các tháng được chọn trở về 0 — đúng như mong muốn, vì họ không còn ở đó để gánh.

Nhưng nếu bạn chọn cả những tháng đã đóng sổ, chuyện khác xảy ra: tỷ lệ hoàn thành của người cũ ở các tháng đó bỗng vọt lên vô nghĩa, vì mẫu số biến mất trong khi kết quả vẫn còn. Báo cáo nửa đầu năm của cả đội méo theo.

Nguyên tắc đơn giản: chọn từ tháng nghỉ việc trở đi. Quá khứ để yên.

Cộng dồn, chứ không thay thế — và đó là chỗ cần người quyết

Nếu người tiếp nhận đã có chỉ tiêu của chính họ trong những tháng đó, chỉ tiêu được nhận thêm sẽ cộng vào, không thay thế.

Hệ thống báo trước cho bạn biết có bao nhiêu tháng bị trùng như vậy, ngay trên màn hình xem trước, trước khi bấm. Vì kết quả có thể là một người phải gánh tổng của hai người — đôi khi đúng ý bạn, đôi khi là một con số không ai đạt nổi.

Chúng tôi chọn không để phần mềm tự động chia nhỏ hay giảm bớt trong tình huống này. Chia chỉ tiêu cho ai, giảm bao nhiêu, có điều chỉnh kế hoạch năm hay không — đó là quyết định quản trị, và người quản lý phải là người đưa ra nó một cách có ý thức.

Khoán theo mặt hàng cũng đi theo

Nhiều doanh nghiệp phân phối không chỉ giao doanh số mà còn giao sản lượng cho từng mặt hàng trọng điểm — thường là hàng mới ra hoặc hàng có biên lợi nhuận tốt.

Phần khoán này đi theo chỉ tiêu, cộng dồn theo đúng từng mặt hàng: sản phẩm người tiếp nhận đã có chỉ tiêu thì cộng thêm, sản phẩm chưa có thì thêm mới. Không ai phải gõ lại danh sách.

Khi doanh nghiệp có hai cách đo song song

Một số nơi chạy cùng lúc hai cơ chế: chỉ tiêu doanh số theo tháng, và các kỳ chấm điểm theo bộ tiêu chí — đi tuyến, độ phủ, hàng trọng điểm, thái độ phục vụ.

Đây là hai kho dữ liệu tách rời. Bàn giao chỉ tiêu doanh số không tự động kéo theo phần chấm điểm, và một người bấm xong rất dễ tưởng là đã xong hết.

Nên hệ thống nói thẳng: khi phát hiện doanh nghiệp có cả hai cơ chế, màn hình bàn giao hiển thị cảnh báo kèm số mục còn treo tên người cũ ở cụm còn lại. Một phần mềm tốt không chỉ làm đúng phần việc của nó — nó còn phải nói rõ phần nào nó không làm.

Nghỉ việc là một quy trình, không phải một thao tác

Thứ tự mà chúng tôi khuyến nghị: bàn giao khách hàng cùng các báo giá dở, rồi hợp đồng còn hiệu lực, rồi chỉ tiêu KPI từ tháng nghỉ đến hết năm, lập lại kế hoạch tuyến cho người tiếp nhận, sau cùng mới khoá tài khoản và cập nhật hồ sơ nhân sự.

Làm đúng thứ tự, toàn bộ mất khoảng mười lăm phút. Làm ngược — khoá tài khoản trước rồi mới nhớ ra còn phải bàn giao — thì mọi bước sau đều khó hơn.

---

Chỉ tiêu của người vừa nghỉ ở doanh nghiệp bạn hiện đang nằm ở đâu? Đặt lịch demo với Fable-X.